Persónuvefndarstefna

 

Persónuverndarstefna Hundadót.is

Við berum virðingu fyrir þér og persónuupplýsingum þínum. Við viljum að þú sért upplýst(ur) um það með einföldum hætti hvernig og af hverju við söfnum, notum, og varðveitum persónuupplýsingar um þig og hvaða réttindi þú hefur gagnvart okkur.
Í persónuverndaryfirlýsingu okkar svörum við eftirfarandi spurningum:

  1. Hvenær og hvers vegna söfnum við upplýsingum um þig?
  2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við um þig?
  3. Hvernig notum við persónuupplýsingarnar þínar?
  4. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum?
  5. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga þinna?
  6. Hver lengi varðveitum við upplýsingarnar?
  7. þín réttindi gagnvart okkur?
  8. Mun þessi persónuverndarstefna breytast?

1. Hvenær og hvers vegna söfnum við upplýsingum um þig?

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að við getum veitt þá þjónustu sem óskað hefur verið eftir.

Þegar þú ert í viðskiptum hjá okkur söfnum við og höldum utan um upplýsingar sem tengjast viðskiptasögu þinni hjá okkur. Þessum upplýsingum söfnum við til þess að veita þér yfirsýn yfir viðskipti þín við okkur og til þess að við getum boðið þér persónulegri þjónustu.

Þegar þú vilt vera í tengslum við okkur og fá upplýsingar (s.s. fréttabréf, markpósta og tilboðsbæklinga) frá okkur með reglubundnu millibili ert þú beðinn um að veita okkur nauðsynlegar upplýsingar. Þetta er háð þínu vali.

Stundum býðst þér að veita okkur, með valkvæðum hætti, viðbótarupplýsingar um þig. Þetta eru upplýsingar sem við óskum eftir því við teljum þær geta hjálpað okkur að veita þér betri þjónustu. Þú þarft aldrei að veita slíkar upplýsingar nema þú kjósir það.

Þegar þú notar vefviðmót okkar söfnum við jafnframt persónuupplýsingum með vefkökum (e. cookies), IP-tölum og öðrum upplýsingum tengdum tækinu sem þú notar (s.s. gerð vélbúnaðar, útgáfu stýrikerfis o.þ.h.). Þú getur valið hvort þú kýst að gefa okkur þessar upplýsingar

2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við um þig?

Persónuupplýsingar sem við söfnum um þig velta á því hvaða þjónustu þú hefur óskað eftir eða í hvaða tilgangi þú hefur nálgast okkur, upplýsingar sem við söfnum eru m.a.:

  • Nafn þitt, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang.
  • Kreditkortanúmer, debetkortanúmer, reikningsupplýsingar eða aðrar bankatengdar upplýsingar.
  • Viðskiptasögu þína hjá okkur, þ.á m. hvaða vöru og þjónustu þú hefur keypt hjá okkur.
  • Samskipti sem þú velur að eiga við okkur, s.s. tölvupóstar, skilaboð send í gegnum vefviðmót, hljóðrituð símtöl, bréf eða önnur samskipti.
  • Greiðsluupplýsingar/reikningsviðskiptaupplýsingar – s.s. dagsetningar á framkvæmdum eða mótteknum greiðslum.
  • Upplýsingar um notkun þína á vefsvæðum okkar, þ.á m. mínum síðum. Þessar upplýsingar innifela m.a. hvenær þú heimsækir síðuna, hve lengi þú notar hana, ætlaða staðsetningu þína þegar þú notar síðuna, og upplýsingar um tækið sem þú notar til þess að fara inn á síðuna.

Póstlistar: Ef viðskiptavinur skráir sig á póstlista Hundadót.is mun félagið vinna með upplýsingar um netfang viðskiptavina og eftir tilvikun aðrar upplýsingar sem viðskiptavinur lætur fyrirtækinu í té, svo sem nafn, heimilisfang og kyn. Sú vinnsla byggir á samþykki viðskiptavina en þeim er heimilt hvenær sem er að afturkalla samþykkið og afskrá sig af póstlista félagsins.

Viðskiptavinir: Hundadót.is kann að biðja viðskiptavini sína um kennitölu, netfang, símanúmer, heimilisfang og frekari upplýsingar til þess að vista í viðskiptamannakerfi sínu. Tilgangur vinnslunnar er að geta uppfyllt samning sem viðskiptavinur gerir við fyrirtækið, s.s. að geta afhent vörur sem keyptar eru, hafa samband við viðskiptavini vegna vara sem eru í viðgerð og að viðskiptavinir geti flett upp kaupum sínum í gegnum „mínar síður“. Þannig getur Hundadót.is haldið utan um ábyrgðarskírteini seldra vara í tölvukerfum sínum og starfsmenn geta, að beiðni viðskiptavina, flett upp keyptum vörum til að svara spurningum og þjónustað viðskiptavini betur. Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila Hundadót.is, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann Hundadót.is að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Hundadót.is að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er félaginu nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann félaginu að vera skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga.


Markaðssetning: Hundadót.is kann að nýta þær persónuupplýsingar sem viðskiptavinir hafa látið félaginu í té til þess að senda þeim tilboð og auglýsingar sem byggja á þessum upplýsingum. Slík vinnsla byggir á upplýstu samþykki viðskiptavina.

Kvartanir og ábendingar: Ef þú sendir okkur ábendingu eða kvörtun mun Hundadót.is almennt vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn og netfang, og efni þeirrar kvörtunar eða ábendingar sem þú hefur kosið að koma á framfæri.

Styrkumsóknir: Í tengslum við styrkumsóknir vinnur Hundadót.is með tengiliðaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer sem og aðrar upplýsingar sem sendar eru félaginu í slíkri umsókn. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning um styrkveitingu við félagið.
Að meginstefnu til aflar Hundadót.is persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða forsvarsmanni viðskiptavinar. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt.

Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Vissar upplýsingar kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef líkur standa til þess að Hundadót.is komi til með að þurfa að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Í þeim tilfellum verður varðveislutími miðaður við reglur um fyrningarfrest krafna.

3. Hvernig notum við persónuupplýsingar þínar?

Við kunnum að nota persónuupplýsingar þínar til þess að:

  • Veita þér þá þjónustu eða vörur sem þú hefur óskað eftir.
  • Vinna úr beiðnum sem þú hefur komið á framfæri til okkar.
  • Bjóða þér tiltekna þjónustu á tilteknum kjörum.
  • Upplýsa þig um nýjar vörur og þjónustur.
  • Senda þér reikninga vegna viðskipta við okkur eða rukka þig fyrir þjónustu-og/eða vörukaup.
  • Átta okkur á því hvernig þú nýtir þér þjónustu okkar og vörur, þannig getum við betur þróað áfram okkar þjónustu-og vöruúrval.
  • Svara spurningum sem þú beinir til okkar.

4. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum?

Við kunnum að deila upplýsingum um þig með eftirfarandi aðilum:

  • Yfirvöldum, s.s. stjórnvöldum, dómstólum og löggæsluyfirvöldum
  • Lánshæfisfyrirtækjum og fjármálastofnunum
  • Dótturfélögum okkar
  • Innheimtufyrirtækjum
  • Þjónustufyrirtækjum sem koma fram fyrir okkar hönd.
  • Sérfræðingum okkar s.s. lögfræðingum, endurskoðendum og ytri ráðgjöfum.

Við deilum upplýsingum einungis með þriðju aðilum skv. vinnslusamningi þar sem kveðið er á um meðferð og öryggi persónuupplýsinga, nema lagaskylda kveði á um annað. Komi upp aðstæður þar sem grunur er um sviksamlega eða ólögmæta háttsemi munum við deila með viðeigandi aðilum persónuupplýsingum sem þýðingu kunna að hafa í þeim tilgangi að vernda hagsmuni okkar, hagsmuni þína og/eða hagsmuni viðskiptavina okkar.
Komi til þess að við sameinumst öðru félagi og/eða erum yfirtekin af öðrum eigendum þá kunna upplýsingarnar að flytjast yfir til nýs félags.

5. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga þinna?

Persónuupplýsingar eru geymdar í viðurkenndum aðgangstýrðum tölvukerfum þar sem passað er upp á að einungis þeir sem þurfa að hafa aðgang að gögnum hafi. Hundadót.is tryggir að allar almennar varnir tölvukerfa séu til staðar, þær uppfærðar og vaktaðar reglulega.
Allur tölvubúnaður sem kemur að geymslu persónuupplýsinga er frá viðurkenndum birgjum, hann er vaktaður og uppfærður reglulega.
Við fylgjum sérstökum verkferli og notum viðurkenndan hugbúnað til að eyða öllum gögnum og persónuupplýsingum úr notuðum tækjum sem okkur eru afhent til endursölu eða eyðingar sem og tækjum sem viðskiptavinir hafa haft að láni. Við bendum þér á að þú getur ávallt tryggt öryggi þinna upplýsinga með því að eyða þeim úr tækjum áður en þau eru afhent til okkar.
Keypt er þjónusta frá viðurkenndu öryggisfyrirtæki sem sér um reglulega ytri veikleikaskönnun á öllum ytri þjónustum í rekstri hjá Hundadót.is

6. Hve lengi varðveitum við upplýsingarnar?

Við munum varðveita viðskiptasögu þína í allt að 4 ár nema lög krefjist eða leyfi lengri varðveislutíma. Ef ekki er lengur þörf á upplýsingunum eða lög kveða á um eyðingu þeirra, verða upplýsingarnar gerðar ópersónugreinanlegar og/eða þeim eytt.

7. Þín réttindi gagnvart okkur?

Þú hefur rétt á því að fá upplýsingar frá okkur um það hvernig persónuupplýsingar þínar eru nýttar af okkur og hvaða upplýsingar við höfum um þig. Þú hefur einnig rétt á því að uppfæra upplýsingar um þig þannig að þær séu réttar, óska eftir leiðréttingum eða að upplýsingum um þig sé eytt, enda sé ekki lengur ástæða til þess að við geymum þær. Að sama skapi getur þú óskað eftir því að fá upplýsingar um þig afhentar en til þess þarftu að fylla út þetta eyðublað.
Vakni upp spurningar eða athugasemdir í tengslum við persónuverndaryfirlýsingu þessa eða vinnslu okkar, eða ef þú vilt kvarta yfir mögulegu broti á persónuverndarlögum skaltu hafa samband við okkur með því að senda okkur tölvupóst á netfangið personuvernd@hundadot.is. Við munum leggja allt kapp við að bregðast við svo fljótt sem auðið er.
Þú hefur einnig alltaf rétt á því að beina kvörtun þinni til Persónuverndar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nú lög nr. 90/2018.

8. Mun þessi persónuverndarstefna breytast?

Persónuverndarstefna þessi kann að breytast með tímanum, t.d. vegna breytinga á lögum og reglum eða opinberum kröfum gagnvart okkur og meðhöndlun persónuupplýsinga. Við hvetjum þig því til þess að fylgjast reglulega með uppfærslum, en þær birtum við á vefsíðu okkar.

Persónuverndarstefna umsækjenda Hundadót.is Slf.

Hundadót.is hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga umsækjenda hjá félaginu. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa umsækjendur um hvaða persónuupplýsingar félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða alla núverandi umsækjendur félagsins. Í persónuverndarstefnu þessari er jafnframt vísað til umsækjenda sem „þín“ og félagsins sem „okkar“.

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar þig, vinsamlega hafðu samband við persónuverndarfulltrúa félagsins fyrir frekari upplýsingar. Samskiptaupplýsingar koma fram í lok stefnunnar. 

1.  Tilgangur og lagaskylda

Hundadót.is leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er stefna þessi byggð á lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum.

2.  Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3.  Persónuupplýsingar sem Hundadót.is safnar og vinnur með

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka umsækjendur og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli starfs.

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem félagið safnar um umsækjendur:

  • samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
  • kyn;
  • ferilskrá, meðmæli og upplýsingar úr starfsviðtölum;
  • upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu;
  • upplýsingar um innihald sakaskráa;
  • upplýsingar til að útbúa ráðningarsamning ef að ráðningu verður s.s. bankareikning, persónuafslátt, stéttarfélagsaðild og lífeyrissjóð;
  • upplýsingar um nánasta aðstandanda;

Auk framangreindra upplýsinga, kann félagið einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem umsækjandi lætur félaginu sjálfur í té, s.s. tengingar við persónuupplýsingar á samfélagsmiðlum, sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá umsækjendum. Í þeim tilvikum þar sem að persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa umsækjendur um slíkt.

4.  Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

Við söfnum persónuupplýsingum um umsækjendur fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur okkar til að meta viðkomandi umsókn, á grundvelli heimildar/skyldu í lögum eða á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins.

Upplýsingar sem unnar eru á grundvelli umsóknar eru nauðsynlegar svo félagið geti uppfyllt skyldur sínar gagnvart umsækjendum til að meta hæfni til að vinna ákveðið verk. Veiti umsækjendur félaginu ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að félaginu sé ómögulegt að uppfylla skyldur sínar eða meta umsókn og hæfni umsækjenda hjá félaginu.

Félagið getur að auki í einhverjum tilvikum unnið persónuupplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. vinnulöggjafar og skattalöggjafar.

Í þeim tilvikum þar sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu, er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til mannauðsstjóra.

Félagið skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um umsækjendur sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. 

5.  Miðlun til þriðju aðila

Félagið kann að miðla persónuupplýsingum um umsækjendur til verktaka og annarra þriðju aðila vegna vinnu þeirra fyrir félagið í tengslum við umsóknarferlið. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Hundadót.is mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

Persónuupplýsingar um þig kunna verið afhentar til þriðju aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna. 

6.  Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

7.  Varðveisla á persónuupplýsingum

Félagið mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.

Varðveislutími persónuupplýsinga vegna umsóknar er þrír mánuðir nema af ráðningu verði og er þá varðveislutími tilgreindur í verklagsreglu í rekstrarhandbók félagsins. 

8.  Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur

Þú átt rétt á að fá aðgang og ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. 

9.  Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 8. gr. í reglum þessum, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarreglna þessara eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við mannauðsstjóra sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

10.  Endurskoðun

Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður umsækjendum kynnt ný útgáfa af stefnunni á sannanlegan hátt.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið kynnt.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 4. ágúst 2021.

Karfa